Så skapar du en organisation på Kalender.se
En organisation är en egen profil för ett företag, en förening, en skola eller en kommun, med egna kalendrar, bokningsbara resurser och personer. Du skapar den från ditt personliga konto och blir dess ägare. Fler administratörer bjuder du in efteråt.
Innan du börjar
- Du behöver vara inloggad med ditt personliga konto.
- Ha organisationsnumret till hands. Formatet och kontrollsiffran kontrolleras när du fyller i det.
- Välj rätt organisationstyp. Typen styr vilka funktioner ni ser, till exempel Skolmatsadmin för skolor och kommuner och Sportsplan för föreningar.
Organisation eller resurs?
Organisationen är den som äger kalendern: föreningen, företaget, skolan eller förvaltningen. Det ni bokar eller hyr ut, som en skjutbana, en samlingslokal, en klubbstuga, en båt eller en tvättstuga, är inte en egen organisation. Sådant lägger ni till som bokningsbara resurser inuti organisationen. Varje resurs får egna öppettider, egna bokningsregler och en egen sida.
- Rätt: skapa Kils Jaktskytteförening och lägg till Älgbanan som resurs under Bokningsbara resurser.
- Fel: skapa organisationen Älgbanan. Då hamnar föreningens medlemmar, händelser och behörigheter på fel ställe, och nästa bana behöver en organisation till.
Har ni redan skapat organisationen i resursens namn? Kontakta support så byter vi namn och webbadress och skapar resursen åt er.
Skapa organisationen steg för steg
1. Välj Skapa organisation
Logga in och öppna menyn under din profilbild. Välj ”Skapa organisation”.
2. Fyll i uppgifterna
Skriv organisationsnamn och välj organisationstyp och land. Fyll i organisationsnummer, ort och kommun. Webbadressen, kalender.se/ följt av namnet, fylls i automatiskt och visar om den är ledig.
3. Välj Skapa
Du blir organisationens ägare och hamnar på dess sida. Du agerar nu som organisationen, och det du publicerar visas i dess namn.
4. Öppna admin
Välj ”Administrera” på organisationens sida. I menyn finns bland annat Kalendrar, Bokningsbara resurser, Relationer och Inställningar.
Kontrollera innan fler bjuds in
- Beskrivning och kontaktuppgifter stämmer. Ni ändrar dem under Om.
- Varje kalender har rätt typ: publik eller intern.
- Varje resurs har rätt öppettider och rätt val under ”Vem kan boka”.
- Ett testevenemang och en testbokning syns för dem de är till för.
Vanliga frågor när organisationen skapas
Ska vi registrera ett gemensamt konto för verksamheten?
Nej. Varje administratör använder sitt eget konto och har rollen Administratör i organisationen.
Kan vi byta namn senare?
Ja. Under Inställningar → Allmänt ändrar ni visningsnamnet. Webbadressen kan ni inte ändra själva. Kontakta support om den behöver bytas.
Vad blir publikt?
Publika kalendrar och resurser syns för alla. Interna kalendrar syns bara för dem som hör till organisationen, och en resurs med ”Bara medlemmar” syns bara för inloggade medlemmar.
Vi vill bara visa när vår bana eller lokal är bokad. Ska den vara organisationen?
Nej. Skapa organisationen i föreningens eller företagets namn och lägg till banan eller lokalen som en bokningsbar resurs. Välj ”Synlig för alla, medlemmar bokar” så ser alla när den är ledig. Fler resurser lägger ni till under samma organisation.