Vaktlista för båtklubben: en länk till varje medlem, passet i kalendern

Varje brygga får sina vaktveckor efter storlek. Medlemmen får en egen länk, väljer sin natt med ett tryck och får passet i sin kalender på kalender.se. Påminnelserna går med e-post och sms tills natten är vald och bekräftad, och vaktchefen ser vem som inte har svarat.

Skapa kontoPrata med oss

Så går en säsong till

  1. Steg 1

    Vaktchefen skapar listan

    Säsong, passets tid, grupper med antal båtplatser och personerna från klubbens lista: e-post, namn, grupp, båtplats och mobil. Bara e-post är obligatoriskt.

  2. Steg 2

    Veckorna fördelas

    Nätterna skapas direkt och varje grupp får vaktveckor efter sin storlek. Vaktchefen kan ändra veckorna innan listan skickas.

  3. Steg 3

    Medlemmen väljer natt

    Inbjudan kommer med e-post. Länken är personlig och fungerar utan inloggning. Medlemmen tar en natt i sin grupps vecka, eller en annan natt som saknar folk.

  4. Steg 4

    Natten går

    Medlemmen bekräftar en vecka före och får en påminnelse dagen före och två timmar före. Vaktchefen bockar av i liggaren på mobilen.

Tre upplägg

Grupp per vecka

Varje grupp, till exempel en brygga, får vaktveckor efter sin storlek. Medlemmen väljer en natt i sin grupps vecka. Upplägget för hamnvakt.

Välj fritt

Alla nätter är öppna för alla. Bra för kiosk, matchvärd och mindre föreningar.

Vaktchefen fördelar

Vaktchefen sätter personer på nätter. De får en länk för att bekräfta eller lämna passet.

Påminnelserna går av sig själva

Alla steg är på från början. Vaktchefen stänger av dem som inte behövs.

  • 14 dagar före gruppens vecka: e-post till den som inte valt natt.
  • 7 dagar före gruppens vecka: sms till den som inte valt natt.
  • 7 dagar före passet: e-post ”Kommer du?”.
  • 3 dagar före passet: sms till den som inte bekräftat.
  • Dagen före: e-post och notis i appen.
  • 2 timmar före: sms, annars notis i appen.
  • Dagen före en natt med för få: e-post till vaktchefen.

För medlemmen

  • Tar natten med ett tryck på sin egen sida, utan konto.
  • Lämnar natten själv, och den blir ledig direkt. Eller erbjuder passet till en namngiven granne, som svarar ja eller nej med mejl.
  • Ser namnen på dem som går samma natt, men ingen annans e-post eller telefon.
  • Har natten i Min kalender på kalender.se och i Kalender-appen när kontot är kopplat.
  • Kan tacka nej till hela säsongen eller stänga av utskicken.

För vaktchefen

  • Ser vilka som valt natt, vilka som bekräftat och vilka nätter som saknar folk.
  • Sätter någon på en natt och påminner dem som inte svarat.
  • Bockar av i liggaren: kom eller kom inte, med en anteckning om natten.
  • Hämtar en rapport som CSV, per person och båtplats.
  • Visar listan utan namn på föreningens sida: vecka, grupp och antal per natt.

Pris

Första säsongen är gratis. Sedan kostar en vaktlista 2 490 kr per säsong. Sms dras från föreningens sms-krediter, som ni köper i organisationens admin.

Vanliga frågor om vaktlistan

Behöver medlemmarna ett konto?

Nej. Länken i mejlet är personlig och fungerar utan inloggning. Loggar medlemmen in på kalender.se med samma e-postadress kopplas kontot, natten läggs i Min kalender och medlemmen blir medlem i föreningen på kalender.se.

Kan vi läsa in vår medlemslista?

Ja. Klistra in personerna en per rad, direkt från Excel: e-post, namn, grupp, båtplats och mobil. Bara e-post är obligatoriskt. En adress som redan finns uppdateras, och nya personer får sin inbjudan inom några minuter när listan är skickad.

Vad händer om någon inte väljer natt?

Påminnelsen går med e-post 14 dagar före gruppens vecka och med sms 7 dagar före. Vaktchefen ser vilka som inte valt, kan påminna dem direkt och kan sätta någon på natten.

Kan medlemmen byta natt?

Ja. Medlemmen lämnar natten själv, och den blir ledig för alla direkt. Medlemmen kan också erbjuda passet till en namngiven person, som får ett mejl och svarar ja eller nej. Säger personen ja flyttas passet direkt. Vill vaktchefen ha hand om bytena sista veckan före passet stängs de av i inställningarna, och då kontaktar medlemmen vaktchefen i stället.

Syns namnen för alla?

Nej. Den som har en natt ser namnen på dem som går samma natt. E-post och mobilnummer syns bara för vaktchefen, och numren tas bort när listan avslutas. Föreningens sida kan visa listan utan namn: vecka, grupp och antal per natt.

Måste vi använda sms?

Nej. Sms-stegen går som e-post till den som saknar mobilnummer och när föreningen inte har sms-krediter. Vaktchefen kan också stänga av enskilda steg.

Fungerar det för annat än hamnvakt?

Ja. Med upplägget Välj fritt är alla nätter öppna för alla, till exempel kiosk och matchvärd. Med Vaktchefen fördelar sätter vaktchefen personer på passen, och de bekräftar via sin länk. Passet har samma tid varje dag under säsongen.

Vad kostar vaktlistan?

Första säsongen är gratis. Sedan kostar en vaktlista 2 490 kr per säsong.

Gör säsongens lista på en kväll

Skapa klubbens konto och föreningen på kalender.se. Vaktlistan finns på föreningens sida för ägare och administratörer.

Skapa konto